Fungsi manajemen menurut para ahli yang
satu dengan yang lainnya secara umum memiliki banyak kesamaan. Fungsi manajemen
menurut Henry Fayol dan GR Terry menyebutkan ada 4 fungsi yang utama dari
sebuah manajemen, Perencanaan -
Pengorganisasian - Pengarahan - Pengendalian.
1. Planning (Fungsi Perencanaan)
Planning adalah bagaimana perusahaan menetapkan
tujuan yang diinginkan dan kemudian menyusun rencana strategi bagaimana cara
untuk mencapai tujuan tersebut.
Manajer dalam fungsi perencanaan harus mengkaji dan mengevaluasi berbagai rencana alternatif sebelum memutuskan karena ini adalah langkah awal yang bisa berpengaruh secara total dalam perusahaan kedepannya.
Fungsi fungsi manajemen yang lain tidak akan bisa berjalan dengan baik tanpa adanya perencanaan yang matang.
Manajer dalam fungsi perencanaan harus mengkaji dan mengevaluasi berbagai rencana alternatif sebelum memutuskan karena ini adalah langkah awal yang bisa berpengaruh secara total dalam perusahaan kedepannya.
Fungsi fungsi manajemen yang lain tidak akan bisa berjalan dengan baik tanpa adanya perencanaan yang matang.
# Kegiatan Fungsi Perencanaan
Ada beberapa aktivitas dalam fungsi perencanaan
- Menetapkan arah tujuan dan target bisnis
- Menyusun strategi untuk mencapai tujuan tersebut
- Menentukan sumber daya yang dibutuhkan
- Menetapkan standar kesuksesan dalam upaya mencapai tujuan
# Pembagian Perencanaan
Perencanaan dari sudut pandang jenjang manajemen bisa dibagi kedalam beberapa jenjang:
- Top Level Planning (Perencanaan Jenjang Atas)
Perencanaan dalam jenjang ini bersifat strategis.
Jenjang atas ini memberikan petunjuk umum,
rumusan tujuan, pengambilan keputusan serta memberikan pentunjuk pola
penyelesaian dan sifatnya menyeluruh.
Top level planning menekankan
tujuan jangka panjang organisasi dan tentu saja menjadi tangung jawab manajemen
puncak.
- Middle Level Planning (Perencanaan Jenjang Menengah)
Jenjang perencanaan menengah sifatnya lebih
administratif
Jenjang menengah menyiapkan cara-cara yang akan
ditempuh untuk merealisasikan tujuan dari sebuah perencanaan dijalankan.
Tanggung jawab perencanaan middle level
berada pada manajemen menengah.
- Low Level Planning (Perencanaan Jenjang Bawah)
Perencanaan jenjang bawa lebih fokus terhadap
bagaimana cara menghasilkan.
Jenjang bawah ini lebih mengarah kepada kegiatan
operasional perusahaan
Manajemen pelaksana adalah pihak yang bertanggung
jawab dalam perencanaan jenjang bawa ini
# Syarat Fungsi Perencanaan
Perencanaan yang baik selayaknya memenuhi beberapa syarat syarat berikut:
- Mempunyai tujuan yang jelas
- Sederhana, tidak terlalu sulit dalam menjalankannya
- Memuat analisis pada pekerjaan yang akan dilakukan
- Fleksibel, bisa berubah mengikuti perkembangan yang terjadi
- Mempunyai keseimbangan, tanggung jawab dan tujuan yang selaras pada tiap-tiap bagian
- Segala sesuatu yang tersedia bisa dipergunakan secara efektif serta berdaya guna
# Manfaat Fungsi Perencanaan
Beberapa manfaat dari adanya fungsi perencanaan, diantaranya :
- Bisa membuat pelaksanaan tugas jadi tepat dan kegiatan pada tiap-tiap unit akan lebih terorganisir kearah tujuan yang sama
- Dapat menghindari kesalahan yang mungkin akan terjadi
- Memudahkan pengawasan
- Menjadi pedoman dasar di dalam menjalankan kegiatan
2. Organizing (Fungsi Pengorganisasian)
Organizing (fungsi
perencanaan) adalah pengaturan sumber daya manusia dan sumber daya fisik yang
dimiliki agar bisa menjalankan rencana-rencana yang sudah diputuskan untuk
mencapai tujuan yang diinginkan.
Fungsi pengorganisasian mengelompokkan semua orang, alat, tugas dan wewenang yang ada dijadikan satu kesatuan yang kemudian digerakkan melaksanakan apa yang sudah direncanakan sebelumnya.
Fungsi pengorganisasian mengelompokkan semua orang, alat, tugas dan wewenang yang ada dijadikan satu kesatuan yang kemudian digerakkan melaksanakan apa yang sudah direncanakan sebelumnya.
Pengorganisasian bisa memudahkan manajer untuk mengawasi dan menentukan orang-orang yang dibutuhkan dalam menjalankan tugas yang telah dibagi-bagi.
Tugas apa yang harus dikerjakan ?
Siapa personil yang akan melakukannya ?
Bagaimana tugasnya dikelompokkan ?
Siapa yang harus bertanggung jawab terhadap tugas tersebut ?
Siapa personil yang akan melakukannya ?
Bagaimana tugasnya dikelompokkan ?
Siapa yang harus bertanggung jawab terhadap tugas tersebut ?
Semua telah ditentukan
dalam fungsi organizing manajemen
# Kegiatan Organizing
- Mengalokasikan sumber daya, menyusun dan menetapkan tugas-tugas serta menetapkan prosedur yang diperlukan
- Menetapkan struktur perusahaan yang menunjukkan adanya garis kewenangan dan tanggung jawab
- Merekrut, menyeleksi, dan melakukan pelatihan serta pengembangan tenaga kerja
- Menempatkan tenaga kerja pada posisi yang pas dan paling tepat.
# Unsur-unsur Organizing
- Sekelompok orang yang diarahkan untuk bekerja sama
- Melakukan kegiatan yang sudah ditetapkan
- Kegiatan yang diarahkan untuk mencapai tujuan
# Manfaat Organizing
- Pembagian tugas-tugas bisa sesuai dengan kondisi perusahaan
- Menciptakan spesialisasi saat menjalankan tugas
- Personil dalam perusahaan mengetahui tugas apa yang akan dijalankan.
# Fungsi Organizing
- Pendelegasian wewenang dari manajemen puncak kepada manajemen pelaksana
- Adanya pembagian tugas yang jelas
- Mempunyai manajer puncak yang profesional untuk bisa mengkoordinasikan semua kegiatan yang dilakukan
3. Directing (Fungsi Pengarahan)
Directing alias fungsi pengarahan adalah upaya untuk menciptakan suasana kerja dinamis, sehat agar kinerjanya lebih efektif dan efisien.
Beberapa kegiatan pada fungsi pengarahan :
- Membimbing dan memberi motivasi kepada pekerja supaya bisa bekerja secara efektif dan efisien.
- Memberi tugas serta penjelasan secara rutin tentang pekerjaan
- Menjelaskan semua kebijakan yang sudah ditetapkan
4. Controlling (Fungsi Pengendalian / Pengawasan)
Fungsi pengendalian adalah upaya untuk menilai
suatu kinerja yang berpatokan kepada standar yang telah dibuat, juga melakukan
perbaikan apabila memang dibutuhkan.
Kegiatan pada fungsi pengendalian misalnya:
Kegiatan pada fungsi pengendalian misalnya:
- Mengevaluasi keberhasilan dan target dengan cara mengikuti standar indikator yang sudah ditetapkan
- Melakukan klarifikasi dan koreksi terhadap penyimpangan yang ditemukan
- Memberi alternatif solusi yang mungkin bisa mengatasi masalah yang terjadi.
Controlling akan berjalan
efektif dengan memperhatikan hal hal berikut :
- Routing (jalur), manajer menetapkan cara atau jalur supaya bisa dengan mudah mengetahui letak dimana suatu kesalahan sering terjadi.
- Scheduling (penetapan waktu), Manajer menetapkan kapan semestinya pengawasan harus dijalankan.
Kadang-kadang, pengawasan yang terjadwal mungkin
tidak efisien dalam menemukan suatu kesalahan, dan sebaliknya, sesuatu yang
dijalankan secara mendadak malah lebih berguna.
- Dispatching (perintah pelaksanaan), adalah pengawasan yang berupa suatu perintah pelaksanaan pada pekerjaan. Tujuannya supaya suatu pekerjaan bisa selesai tepat waktu.
Perintah bisa membuat sebuah pekerjaan bisa
terhindar dari kondisi yang terkatung katung, dan pada ujungnya apabila terjadi
kesalahan, bisa dengan mudah diidentifikasi siapa yang melakukan kesalahan
- Follow Up (tindak lanjut), Manajer mencarikan solusi apabila terdapat kesalahan yang ditemukan.
Tindak lanjut bisa dengan memberikan peringatan
terhadap pihak yang sengaja atau tidak sengaja melakukan kesalahan dan
memberikan petunjuk supaya kesalahan yang sama tidak akan terulang kembali
Bentuk pengawasan yang baik adalah pengawasan yang sesuai dengan kebutuhan dan sifat atau karakter dari perusahaan.
Sebuah pengawasan yang baik dilakukan dengan tidak menelan banyak biaya dan bisa menjamin adanya kegiatan perbaikan.
Untuk itu, perusahaan perlu menyiapkan langkah tata pola dan rencana perusahaan sebelum pengawasan dilaksanakan.
